Trello – Kostenloses Whiteboard für Teamarbeit

Auf der Suche nach einer geeigneten Plattform, um Projekte in Teamarbeit zu organisieren, bin ich auf Trello gestoßen.

Trello ist einfach zu handhaben und bietet für kleinere bis mittlere Projekte genügend Funktionsumfang, um diese optisch ansprechend und inhaltlich übersichtlich zu strukturieren. Nicht nur im Team, auch als Einzelperson kann man Trello für das organisieren von Projekten nutzen. Die englische Sprache lässt sich in Chrome mit einem Plugin auf deutsch umstellen. Für andere Browser habe ich kein entsprechendes Plugin gefunden.

Erste Schritte mit Trello

Nach der Registrierung kann man sein erstes Board anlegen und aus drei verschiedenen Sichtbarkeits- und Zugriffseinstellungen wählen. Unter der Einstellung Privat haben nur vom Admin hinzugefügte Personen Einsicht und Zugriff auf das Board. Hat man zuvor eine Organisation angelegt,hat diese dieselben Eigenschaften wie unter der Einstellung Privat. Die dritte Option Public ist sichtbar für alle Personen und wird von Google indexiert. Bearbeiten können dieses Board allerdings nur vom Admin eingeladene Personen.

Trello Gold

Die Grundfunktionen bei Trello sind gratis, mit einer Goldmitgliedschaft erhält man Zugriff auf zusätzliche Features wie Kalender und erweiterten Speicherplatz. Für jedes neu hinzugefügtes Mitglied bekommt man für 30 Tage die Goldmitgliedschaft.

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Übersicht des Trello Boards – Grafik anklicken, um vergösserte Ansicht zu erhalten

Trello Boardübersicht

Für jedes Projekt kann man ein neues Board erstellen. Das Board ist die Oberfläche, auf der man Listen mit Karten versehen kann. In den Karten lassen sich Stichwörter, aber auch längere Texte, Bilder, Dateianhänge, Fälligkeitsdatum sowie Checklisten einfügen. Nützlich sind die sechs farbigen Labels, die man mit Namen versehen kann und mehreren Projekten zuordnen kann. Karten können per Drag und Drop von einer Liste in eine andere verschoben werden.

Grafik Übersicht

1 – Unter Board lassen sich die angelegten Boards auswählen, neue anlegen
2 – Es lassen sich beliebig viele Listen auf dem Board anlegen
3 – Mit dem + Zeichen können neue Boards und neue Organisationen angelegt werden. Klickt man auf den eigenen Namen öffnet sich ein Menü, über das man verschiedene Einstellungsmöglichkeiten erhält. Unter anderem lässt sich das Profil bearbeiten, die Hilfe aufrufen, eine Liste mit Shortcuts öffnen und es gibt den Link zum Trello Blog (verlinken) auf dem viele Beispiele nachzulesen sind. Wer Google+ kennt, kennt auch die Benachrichtigungsfunktion der Glocke. Ist die Glocke rot, sind neue Aktivitäten seit der letzten Anwesenheit vorhanden und mit einem Klick auf die Glocke werden diese angezeigt. Eine nützliche Funktion, mit der man nichts verpasst und stets auf dem Laufenden ist.
4 – In der rechten Box finden sich das Menü, die vorhandenenMitglieder und die Option neue Mitglieder hinzuzufügen, sowie eine Liste der letzten Aktivitäten.
5 – In jeder Liste sind die vorhandenen, angelegten Karten zu sehen. Klickt man in eine dieser Karten erhält man eine Übersicht der in der Karte angelegten Inhalte.

Trello Menü

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Trello Menü – Grafik anklicken, um vergösserte Ansicht zu erhalten

– Powerups beinhalten u.a. ein Voting Tool und eine Kalenderfunktion
– Sticker beinhalten eine Liste von Emoticons, die man den Karten hinzufügen kann
– mit Karten filtern lassen sich die Karten über Begriffe, Label und Mitgliedern filtern
– Karten lassen sich archivieren und über den Punkt Archivierte Einträge einsehen und bei Bedarf diese aus dem Archiv wieder an das Board zu schicken

Weitere Funktionen beinhalten das Ändern des Hintergrunds, Abonnieren eines Boards, Teilen, Drucken und Exportieren von Daten sowie administrative Einstellungen für die einzelnen Mitglieder.

Trello Lables

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Trello Label – Grafik anklicken, um vergösserte Ansicht zu erhalten

Die Funktion der Labels habe ich bereits angesprochen. Leider sind nur sechs farbige Label vorhanden, die man benennen kann. Ich würde mir eine Funktion wünschen, mit der ich die Anzahl und die Farbe der Label selber festlegen kann. Aber auch so sind die vorhandenen Label hilfreich und ermöglichen eine zusätzliche Strukturierung.

Trello Karte

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Trello Karte – Grafik anklicken, um vergösserte Ansicht zu erhalten

Das Herzstück von Trello sind die Karten. Sobald man in einer Liste auf dem Board eine Karte mit einem Stichwort oder Bezeichnung hinzugefügt hat, lässt sich diese per Klick öffnen.

Für jede Karte lassen sich Mitglieder hinzufügen, ein Fälligkeitsdatum eingeben und Labels anlegen und benennen.
Die Checkliste ist eine nützliche Funktion, um den Fortschritt einzelner Schritte zu dokumentieren. Hierzu legt man einzelne Punkte an und sobald ein Punkt abgearbeitet ist und man diesen abhakt erscheint der Fortschritt in Prozent und als grafischer Balken.

Damit man in der Karte nicht komplette Inhalte posten muss, lassen sich verschiedene Dateiformate anhängen.

trello_anhang

Trello Datenanhang – Grafik anklicken, um vergösserte Ansicht zu erhalten

Trello Apps

Trello gibt es für das Web, iPhone und iPad, Android Phones und Tablets, Kindle Fire und Windows 8.

Fazit

Trello hat sich für meine Zwecke als Glücksgriff entpuppt. Ich war auf der Suche nach einem einfach zu bedienenden und leicht zur erlernenden Programm, welches genügend Funktionen mitbringt, um Projekte zu gliedern und zu strukturieren. Genau diese Anforderungen erfüllt Trello und daher kann ich es weiterempfehlen.

Es würde mich freuen, wenn jemand Erfahrungen mit Trello gemacht hat und davon berichten könnte.

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Uwe Schug

Mediengestalter bei Pixelprimus
Von Beruf Mediengestalter, blogge ich über die Themen Content Management, Suchmaschinenoptimierung und Social Media
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3 comments on “Trello – Kostenloses Whiteboard für Teamarbeit
  1. Uwe Schug sagt:

    Nachtrag zu Labels:

    Inzwischen hat es eine Neuerung zu den Labels gegeben. Genau wie ich es mir gewünscht habe, können jetzt beliebig viele Labels erstellt werden und die Farbpalette dazu wurde erweitert.

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